Vous avez un travail à faire avec des collègues et vous voulez que cela soit efficace sans forcément devoir vous voir en personne. Les sites collaboratifs seront l’outil idéal pour vous. Dans ce tutoriel nous verrons comment utiliser l’un d’entre eux et plus particulièrement Google doc. Ce tutoriel vous permettra de mieux connaitre google doc et vous permettra d’atteindre une meilleure efficacité lors de vos futurs travaux collaboratifs.

Qu’est ce qu’un document collaboratif ?

Avant de commencer je vais vous expliquer ce qu’est un document collaboratif . Celui-ci a pour but de vous permettre d’interagir avec vos collègues à distance et simultanément. C’est particulièrement utile lorsque vous avez à préparer le texte d’un oral, répondre à des questions à distance. J’ai décider de parler de google doc en particulier car il est accessible depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile avec une connexion Internet à condition d’avoir une adresse mail google. Ce qui en fait un outil de travail très pratique pour ceux qui travaillent en groupe ou qui doivent accéder à leurs documents à distance.

commencer un travail collaboratif, quelques astuces.

1. Pour créer votre document, taper dans la barre de recherche « Doc.new » ce qui va vous ouvrir une page google doc
2. Ensuite vous devez inviter vos collègues en appuyant sur le bouton partager

3. une fois cette étape faite, il vous sera demandé un nom pour le document

• Le nom peut également être écrit en appuyant ici

4. Après avoir écrit le nom du document vous devrez inscrire l’adresse des personnes avec qui vous souhaitez travailler. Ceux-ci recevront une invitation sur leur messagerie google qu’ils devront accepter.

Bien organiser son fichier collaboratif

Pour organiser son fichier Google doc, je vous conseille d’utiliser des titres et des sous titres. Pour cela, il faut avoir déterminer les différentes parties et sous partie qui vont constituer votre travail. Chaque partie devra avoir un nom que l’on appellera titre 1 puis 2 etc. Chaque sous partie sera affectée dans le sous-titre (sous-titre 1 puis 2 etc).

pour que vos titres aient la même couleur ou le même style de texte il vous suffit de sélectionner un titre et d’appuyer sur « mettre à jour » ainsi tous les titres auront directement la même mise en forme ce qui vous permettra un gain de temps

Une fois vos titres sélectionnés pour mieux vous repérer dans votre fichier, il vous suffit de cliquer dans l’onglet insertion sur « table des matières », en bas du menu déroulant. Vous choisissez ensuite le premier dessin représenté par les chiffres.

Vous obtiendrez un document qui ressemblera à l’exemple ci-dessous. Ce rendu vous permettra de naviguer et vous repérer plus simplement dans votre document.

Si vous voulez ajouter une image sur votre fichier, vous devez cliquer sur insertion puis image et rechercher sur WEB. Cela vous permet d’importer les photos directement depuis un navigateur. On peut aussi choisir d’importer depuis l’ordinateur des photos enregistrer dans son drive ou ses documents.

Pour finir sur l’organisation de votre document je vais vous expliquer comment insérerer des liens internet dans votre document. Cela peut vous permettre de partager une adresse url avec les autres personnes qui collabore à la création de ce document.

Pour se faire, il vous faut cliquer ou marquer « rechercher ou un coller un lien » vous y inscrirez l’adresse url du site internet.

Différentes astuces sur Google doc

raccourcis clavier

Je vais vous présenter les raccourcis clavier les plus utiles pour travailler efficacement. Ils vous permettront d’être plus rapide quand vous travaillerez.(les touches sont à actionner simultanément)

• ctrl+c (copier)
• ctrl+x (couper)
• ctrl+v(copier)
• ctrl+maj+e(centrer)
• Pour annuler une action : Ctrl + Z
• Pour rétablir une action annulée : Ctrl + Maj + Z
• Pour mettre en gras : Ctrl + B
• Pour mettre en italique : Ctrl + I
• Pour mettre en souligné : Ctrl + U

Il en existe bien d’autres mais vous connaissez dorénavant les plus importantes pour une utilisation optimale de google Doc.

Envoyer son document, les différentes possibilités

Je vais vous montrer la manière principale pour envoyer son document

« https://docs.google.com/document/d/1w8rjeAF59iAwYfECp-Dx9gDXZITvj1urlSvs4GKq0Vg/edit »

il suffit ici de remplacer le mot edit par preview quand vous enverrez l’url à quelqu’un. Avec cette astuce la personne qui reçoit votre document a une interface différente où il ne peut pas voir qui a collaboré à la création du document ni même le modifier.

Si vous remplacez le mot édit par copy cela enverra une copie à la personne. Cela lui permet de travailler sur le document sans modifier le document principal.

Si vous remplacer le mot edit par export?format=pdf la personne qui recevra le document pourra directement le télécharger sous format pdf

Conclusion:

Dans cette article j’aurais essayer de vous expliquer les fonctions principales de Google et quelle que astuce pour augmenter votre productivité sur site encore plus que Google vous le donnera déjà lui même. Tout au long de votre utilisation Google doc vous sera de plus en plus facile est intuitif. Si jamais des explications à moi n’ont pas était clair je vous tourne vers ces vidéos YouTube qui pourront vous être expliqué d’une différente manière et pourra peut être mieux vous convenir.

https://www.youtube.com/watch?v=g8-XrLeG2lE